Déléguer efficacement quand on est entrepreneure

Lorsque vous êtes à votre compte, que ça soit en tant que freelance ou cheffe d’entreprise, il arrive un moment où vous devez déléguer certaines tâches. C’est normal, vous ne pouvez pas tout faire et enfiler toutes les casquettes.

En plus d’alléger votre planning, d’avoir des résultats plus rapides grâce aux compétences de personnes expertes dans leur domaine, vous gagnez du temps et donc de l’argent grâce à la sous-traitance. À condition que cette dernière soit efficace.

Parce que déléguer ça s’apprend. Et sans suivre certaines étapes essentielles, ça peut vite tourner au fiasco, pour les deux parties prenantes. Eh oui, lorsque vous déléguez, vous vous mettez à la place de la cliente. C’est maintenant à vous de choisir la bonne personne qui sera la prestataire qui travaillera à vos côtés.

Dans cet article, nous allons voir comment bien déléguer quand on est entrepreneure, surtout lorsque c’est la première fois. Entre la compréhension des enjeux et le choix du freelance, il faut également préparer la mission à sous-traiter en amont, avoir le bon mindset et définir les tâches pertinentes.

Avant même de commencer à chercher le, ou la, prestataire à qui déléguer certaines tâches, il faut bien comprendre les enjeux de la délégation pour bénéficier de ses avantages.

Sinon, vous risquez plutôt de jeter de l’argent, et du temps, par la fenêtre. Tout le contraire de ce que vous souhaitez faire en sous-traitant.

Donc si vous êtes en train de vous poser la question de savoir comment déléguer, ou si c’est le bon moment pour sous-traiter, vous êtes arrivée à une étape charnière. Votre entreprise évolue ou grandit. Ou alors vous souhaitez déléguer parce que vous n’avez aucunement envie de vous plonger dans votre comptabilité chaque semaine. (Ou toute autre tâche que vous détestez).

Bien déléguer vous permet donc :

• d’alléger votre planning et d’avoir une meilleure organisation
• de vous concentrer sur votre cœur de métier et vos missions client et in fine de faire plus de chiffre d’affaires
• de s’entourer de personnes compétentes et ne plus faire seule toutes les tâches liées à votre entreprise

Vous gagnez donc en sérénité puisque la charge mentale est amoindrie et faites baissez l’épuisement qui peut mener tout droit au burn-out entrepreneurial.

Les tâches que vous pouvez déléguer sont très nombreuses et concernent chaque aspect lié au développement d’une entreprise.

Ainsi, vous pouvez déléguer :

• la rédaction de votre site internet à une rédactrice web SEO ou une copywriter
• la comptabilité à un·e comptable
• l’administratif à une assistante virtuelle
• la création de votre charte graphique à une graphiste
• vos réseaux sociaux à une community manager

La liste est longue et peut aussi concerner : le montage de votre podcast, la rédaction de vos newsletters, la création de visuels pour Instagram, la prospection… Autant d’idées qui découlent de vos besoins actuels !

Une délégation efficace, c’est avant tout celle qui ne vous demande pas plus de temps a y consacrer que si vous l’aviez fait vous-même. Elle vous fait donc gagner du temps et de l’argent.

Mais pour cela, il faut bien préparer la mission à confier. Si vous connaissez pas les tâches que vous avez envie de déléguer sur le bout des doigts, ni les objectifs derrière cette envie, votre prestataire risque d’être perdu·e et ne pourra vous livrer un travail à la hauteur de ses compétences, en plus de ne pas être très motivé·e. Et vous, vous aurez du mal à lâcher prise.

Quand déléguer ?

• Lorsque votre charge de travail est très élevée et que vous avez envie de vous concentrer sur vos missions client.
• Si cela vous coûte plus de passer du temps sur une tâche, d’en apprendre les compétences, que de le faire réaliser par une collaboratrice dont c’est le métier. Cela vous permet notamment d’avoir des fondations business solides.
• Lorsque vous détestez faire certaines tâches. Vous n’êtes pas devenue entrepreneure pour faire des choses qui vous semblent horribles après tout. (Oui, on fait encore référence à la comptabilité…).

1 - Établir le périmètre de la mission et ses objectifs

Avant tout, commencez par faire une liste des tâches que vous avez envie de sous-traiter.

• Quelles sont les missions ?
• Qu’est-ce que ça concerne exactement comme actions à mettre en place ?
• Quels sont vos objectifs ?

Autant de questions qui permettent de définir la mission à confier et le(s) secteur(s) d’activité qui ont les compétences requises pour les réaliser.

La précision est très importante lorsque vous détaillez l’offre ou la mission à déléguer. C’est grâce à cela que la relation avec votre prestation pourra être carrée et efficace. Vous pourrez également avoir une idée plus précise du budget à allouer pour ce type de mission.

Même si vous déléguez pour gagner du temps, vous allez devoir consacrer un créneau à la mission. Que ça soit pour répondre aux questions, relire, échanger et donner votre avis, une délégation efficace nécessite une certaine présence.

2 - Choisir la bonne personne à qui déléguer

Une fois que vous avez bien défini les contours de la mission à déléguer, c’est l’heure de choisir la personne avec qui vous allez travailler ! Et même si c’est un besoin urgent, ne sautez pas sur le premier profil croisé.

Pour trouver LA prestataire parfaite, voici quelques astuces :

• Regardez ses recommandations, ses avis clients et demandez son portfolio.
• Faites un appel avec elle pour parler de votre projet de vive voix afin de voir si cela rentre parfaitement dans ses compétences.
• Lisez le contenu qu’elle publie afin de voir si vous partagez des valeurs communes et si ses méthodes de travail vous conviennent.
• Ne choisissez pas forcément en fonction du prix. Les écarts peuvent être assez grands entre certains prix très bas et d’autres très hauts.
• Si vous êtes dans l’hésitation, proposez un test (rémunéré !) ou faites noter dans le contrat les conditions qui vous permettent d’arrêter en cas de problème ou de mésentente.

Cela peut prendre un peu de temps avant de croiser le profil complémentaire parfait. Mais, le jeu en vaut la chandelle. Sur le long terme, vous allez avoir une meilleure gestion du temps et de votre charge mentale.

Une fois votre perle trouvée, remplissez et fournissez un brief détaillé afin d’expliquer vos processus, vos attentes et vos objectifs. Quand on est seule derrière son ordinateur, on ne se rend plus compte des actions que l’on effectue à longueur de journée. Vous pouvez utiliser des outils tels que Loom pour filmer votre écran et faire des commentaires simultanés afin d’expliquer vos procédés à la personne à qui vous allez sous-traiter.

3 - Avoir un contrat de délégation

Déléguer sans avoir un contrat, c’est comme sauter dans la piscine sans être certaine de savoir nager. C’est risqué.

Normalement, le, ou la, prestataire de service à qui vous allez déléguer certaines tâches devrait vous envoyer un contrat avec ses conditions générales de vente. Vous êtes alors certaine du périmètre de la mission et ce contrat vous protège vous, en cas de manquement de son côté, mais aussi la prestataire.

Si vous déléguez à une assistante virtuelle certaines responsabilités, ou à toute autre personne qui va avoir à sa disposition des informations confidentielles sur votre entreprise, vous pouvez demander à rajouter certaines mentions légales comme :

• une clause de confidentialité
• une clause de non concurrence qui vise une activité spécifique
• une clause de propriété industrielle ou intellectuelle

Vous hésitez encore sur l’intérêt de sous-traiter ?

Les freins à la délégation sont nombreux, et c’est normal. Voici quelques idées à garder en tête pour oser sauter le pas et sous-traiter sans problème.

1 - La délégation n’est pas une perte d’argent

Avant de confier certaines tâches de votre entreprise à une tierce personne, il faut bien évidemment calculer votre seuil de rentabilité.

Quel temps gagnez vous à déléguer des missions qui ne vous apportent aucun plaisir ? Et celles pour lesquelles vous n’avez pas les compétences ? Tout cela est à prendre en considération, il ne s’agit pas uniquement d’une question de chiffre d’affaires.

Si vous êtes en statut d’auto-entreprise, vous pouvez déléguer mais vous allez payer avec votre trésorerie. Vous ne pouvez pas déduire cela comme étant des frais professionnels à la différence des autres statuts juridiques.

2 - C’est possible de déléguer à vos débuts

Comme on le disait au début, vous n’avez pas besoin d’atteindre 100K de chiffre d’affaires pour déléguer des missions. Vous pouvez sous-traiter à vos débuts, à condition que votre rentabilité soit bonne.

Vous pouvez également confier les tâches qui vous intéressent le moins et qui vous demandent le plus de motivation à effectuer.

Par exemple, si vous payez un comptable pour 2h hebdomadaires, il fera ce que vous faites peut-être en 3 ou 4h. Ce temps libre vous permettra de prendre une petite mission client en plus ou de vous concentrer sur un autre aspect de votre entreprise qui vous rapporte de l’argent, comme votre communication.

3 - Ce n’est pas forcément mieux fait quand c’est vous qui le faites

Le frein principal à la délégation reste cette crainte que la prestataire en face ne comprenne pas exactement votre demande. Vous avez peur que le travail rendu ne soit pas à l’image de votre entreprise.

Ne vous en faites pas, les prestataires qualifié·es dans leurs secteurs ont les compétences et les outils pour rendre un travail de qualité. C’est aussi pour cela qu’il est primordial de bien cadrer le périmètre de la prestation dès le début.

Vous hésitez encore ?

Imaginez, il vous faut environ 15h pour apprendre les bases dans une nouvelle compétence et encore 22h en plus pour mettre en application ce que vous venez d’apprendre. Tout cela, pour un résultat un peu moyen puisque ce n’est pas votre cœur de métier. Cela fait 37h de travail rémunéré de “perdu”.

Déléguer, surtout quand c’est la première fois, demande du temps et d’avoir des processus de délégation bien rodés. C’est pour cela qu’il est primordial d’être au clair sur certaines étapes de son entreprise. Faire entrer une nouvelle personne dans votre équipe qui se composait uniquement de vous peut représenter un défi de taille. Il faut également du temps pour se faire confiance. L’important rester de communiquer à toutes les étapes et de faire des critiques constructives si besoin.

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